תפקיד חדש

שמחה גדולה. מקום עבודה חדש. אנרגיות חדשות. הזדמנויות חדשות.  איך זה יצליח לי?
"בראיונות שבצעתי לפני שהתקבלתי, הבטיחו לי כל כך הרבה. אם רק אצליח למצוא חצי ממה שאני מפנטז, זה יהיה נפלא."
התפקיד – ראש  תחום בחברת היי טק. ידועה.
תחושה מוכרת? לעיתים זה מסתיים באכזבה צורמת.

מתברר ש כ 80% מהעוזבים עושים זאת בשנה הראשונה לכניסתם לתפקיד החדש. מדוע זה קורה?

באחת החברות הגדולות בה אנו משמשים כיועצים, העלו השערה כי הגורם לעזיבת עובדים ומנהלים חדשים  הוא  תהליך מיון  לקוי. לא ממיינים נכון את המעומדים ולכן מגיעים עובדים לא מתאימים אשר פורשים מהר אחרי כניסתם לתפקיד.
החברה השקיעה  משאבים עצומים לשפר את תהליך המיון אך לאכזבתה המשיכו לפרוש ממנה עובדים ומנהלים מספר חודשים לאחר תחילת עבודתם.

 

תהליך קליטת עובד חדש , לא כל שכן – מנהל חדש הינו תהליך יקר. חסרונו של העובד לו זקוקים, גורם נזק לחברה. הראיונות, ההמתנה, השבועות הראשונים, החודשים הראשונים  עד שהעובד החדש מתחיל להבין מה קורה ומתחיל להצדיק את המשכורת שלו,  יוצר הוצאה משמעותית של המעסיק.

מה קורה כאן? מצאנו כי הגורם העיקרי הוא תהליך לקוי של קליטת עובדים ומנהלים וכניסה לא נכונה לתפקיד.

כל עובד חדש הינו בעל מוטיבציה גבוהה להצליח בתפקיד אך בעל יכולת לא גבוהה לבצע את המשימות הנדרשות ממנו.
לאור כך יתכנו מספר מצבים:

1. העובד החדש יקפוץ יותר מדי מהר לתוך המים ויטעה, יכשל, יתחיל לצבור נקודות שליליות.

2. העובד החדש יחשוש לטעות וישאל יותר מדיי שאלות. לא ייקח אחריות ויכשל.

3. העובד החדש ייקלט נכון ויכנס לתפקיד כראוי.

 

התקופה הראשונה של עובד במקום עבודה חדש הינה קריטית. העובד "מצלם" את הארגון ומאמץ  את כללי העבודה אשר הוא קלט והבין בשעות הראשונות ובימים הראשונים.

דומה הדבר לתקופה הראשונה של תינוק לאחר לידה. הימים השבועות והחודשים הראשונים  שלאחר הלידה הינם קריטיים באשר להתפתחותו הרגשית של התינוק. חום, אהבה, ביטחון, קשר עם האם , יבטיחו כניסה יותר טובה למעגל החיים.

לאור כך, מצופה מהארגון ומהממונה של העובד החדש ליישם תהליך נכון של קליטת עובד חדש ושל כניסתו לתפקיד.  זה משתלם, זה נכון, זה אנושי .

מה נכון לעשות? האחריות על הקליטה ועל הכניסה לתפקיד אמורה להיות של הממונה הישיר . להלן מספר עצות שיסיעו לממונה הישיר להצליח במשימת הקליטה והכנסת העובד החדש לתפקיד:

 

1. הכן לעובד החדש מקום , טלפון, מחשב,  אמצעי עבודה  מבעוד מועד.

2. פנה זמן לעובד בשעתיים הראשונות להגעתו. הכן חומר כתוב על החברה ועל התפקיד.

            ( בארגונים רבים קימת חוברת מידע לעובד החדש ).

3. המתן לו. תן לו תחושה שחכית לו ( ישנם ארגונים השולחים ביום הראשון זר פרחים הביתה . העלות נמוכה והאימפקט ענק ).

4. הכר לעובד החדש את סביבת עבודתו הקרובה. את חבריו לעבודה, את הממונים הנוספים.

5. טפל בנושאים המינהלים. ודא שהעובד  נרשם, קבל תג ונכנס לרשימת העובדים בחברה.

6. הכן לעובד חונך אישי מבעוד מועד.  על החונך לסייע לעובד החדש בנושאים החברתיים וכן בנושאים המקצועיים.

7. על החונך להציג לעובד החדש תכנית כניסה לתפקיד.  התכנית כוללת הדרכות מקצועיות היכולות להינתן ע"י חברי הצוות.

8. בסוף היום הראשון, בקש מהעובד לשתף אותך ברשמיו ובתחושותיו.

9. בסוף השבוע הראשון, בקש מהחונך הערכה על קצב ההתקדמות של העובד ושוחח עם העובד החדש על תהליך הקליטה שלו.

10. אל תצפה מהעובד החדש לספק את המשימות של התפקיד כבר בהתחלה. העבר לו מסר של סבלנות והתקדמות בהתאם למורכבות של התפקיד והניסיון של העובד החדש.

11. אם העובד החדש טעה, קבל את טעותו בהבנה ובדוק כיצד למנוע הישנות של הטעות.

12. בסיום החודש הראשון, בצע שיחה אישית – הערכת מצב של תהליך הקליטה .

13. בסיום החודש הרביעי , בצע שיחת משוב. תן לעובד לשתף אותך במצבו המקצועי והחברתי. שתף את העובד כיצד אתה מעריך את תהליך הקליטה. השיגו הסכמה באשר להמשך תהליך הקליטה.

14. בסיום החודש השמיני , בצעו שיחת משוב נוספת. כאן בדרך כלל , מסתיים תהליך הקליטה והעובד מבין את מצבו ואת הדרישות ממנו.

 

תהליך מובנה, מחייב ושיטתי, יבטיח קליטה נכונה וכניסה לתפקיד אשר ימנעו תחלופת עובדים , יקצרו את תהליך הקליטה וישפרו את הביצועים של העובד החדש.

בארגון הנ"ל, הבינו את הטעות. אמצו את עקרונות הקליטה והכניסה לתפקיד . הורידו את שיעור הנטישה של עובדים חדשים ב כ 75%. 

להביא עובד או מנהל מעולה הוא תנאי חשוב אבל לא מספיק להצלחתו ולהישארותו בארגון.
תהליך הקליטה והכניסה לתפקיד, יחד עם העובד המתאים, יבטיחו הצלחה הדדית – לארגון ולעובד.

ואתה העובד / המנהל החדש. דרוש לעצמך תהליך מסודר. אל תוותר על השלבים הנ"ל אל תאשים את הארגון שלא העמיד לרשותך תהליך מסודר. למען הצלחתך, בקש את התהליך מהממונה  שלך.

אולי אתר,

פורסם בגלובס ב 14 בנובמבר 2007