לא יודע מה באמת חושבים עלי

" הממונה שלי  לא יודע באמת מה קורה אתי"  " הממונה שלי מדבר אתי אבל אף פעם לא בנושאים הקשורים בי"   " אני ממונה פתוח התקשורת שלי עם העובדים שלי מצוינת"  " הדלת שלי תמיד פתוחה. העובדים נכנסים אלי ומשתפים אותי בכל הנושאים החשובים ".
משפטים כאלה נאמרים חדשות לבקרים ע"י עובדים ו ע"י ממונים.
בעוד שהממונה בטוח  שהוא יודע בברור מה קורה עם עובדיו, העובדים  טוענים כי מעולם לא שוחחו שיחה אמיתית, משמעותית עם הממונה.

מתי משוחחים שיחה  פתוחה וכנה?  כאשר העובד מודיע כי הוא פורש או כאשר העובד מעוניין לעבור ליחידה אחרת בארגון.

" למה? למה לא אמרת לי לפני כן מה קורה? " ישאל הממונה. " ניסיתי, אבל תמיד היית עסוק  וכאשר כבר התחלנו לדבר, תמיד היו הפרעות אשר הפסיקו את השיחה".

מדוע זה קורה?

1. לממונה אין זמן לקיים שיחות אישיות שאינם קשורות באופן ישיר עם המשימות שעליו לבצע.

2. לממונה אין רצון לעסוק בנושאים אישיים.

3. הממונה חושש לפתוח נושאים " לא נוחים "  או " לא נעימים" ולכן מעדיף להישאר בתחומי הנוחות שלו – התחום המקצועי.

4. העובד לא מרגיש נוח לשתף את המונה בנושאים אישיים.

5. העובד לא מרגיש נוח לבקר את הממונה  ולכן מעדיף לא לדבר. חושש מתגובת הממונה לביקורת.

 

התוצאה – עובדים יחד אבל לא באמת מבינים ומודעים אחד לשני.    נוצרים " משקעים " הדדיים אשר לאט לאט יוצרים " חסימה " במערכת התקשורת בין ממונה ועובד.  במצב כזה, העובד מפיק רק חלק שולי מיכולותיו האמיתיות ומכישוריו.

אז מה עושים?  מקשיבים.  מדברים  מנסים באמת להבין  את הצפיות ההדדיות ואת הדרך לספק אותן.
" מנקים את הפילטרים " בצינורות התקשורת  ומחפשים ביחד את הדרך לשפר את המצב.

מדוע זה כדאי ?   עובד בעל מוטיבציה גבוהה ייתן 110% מיכולותיו.  עובד עם "בטן מלאה" על הממונה ו על הארגון , ייתן פחות מ 50% מיכולותיו האמיתיים.  בודאי שזה  כדאי.

כיצד עושים זאת?     ארגונים רבים בארץ ובעולם אימצו את השיטה של שיחות משוב  תקופתיות.
בשיחת המשוב נותנים לעובד ולממונה הזדמנות לשוחח באופן גלוי . העובד מכין עצמו לשיחה וגם הממונה עושה "שיעורי בית".  השיחה מתנהלת תוך יישום עקרונות של הקשבה פעילה  - Active Listening   . 

הבעיה -  לעיתים קרובות קושרים את שיחת המשוב עם שיחת ההערכה. כאשר הממונה מעריך את ביצועי העובד, ומוסר לו חוות דעת על ביצועיו השיחה בדרך כלל נושאת אופי של מונולוג ושל תגובת העובד על המונולוגים של הממונה.  אין כאן הקשבה הדדית . 

התוצאה של "צינורות חסומים " נשארת. אולי אפילו נעשית חמורה יותר. 

הפיתרון: לבצע פגישות אישיות עם העובד אשר יתבססו על ביצועיו אבל יאפשרו לו להציג את הנושאים בהם הוא מעוניין.  שיחת המשוב אמורה לתת לעובד אנרגיה , כוח, כיוון להמשיך ולתרום, להתפתח  ולהביא את יכולותיו במלא עוצמתם.   גם אם יש בעיתיות בביצועים, שיחת המשוב אמורה לתכנן שיפור בביצועים ולתת לעובד הבנה שעליו להשתפר ושיש סיכוי לשפר את ביצועיו.

 

 

THE TOP 5

1. הכן את העובד לשיחת המשוב – צפה ממנו לבא מוכן ולהציג בפניך כיצד הוא רואה את מצבו.

2. התכונן לשיחה. הגדר מהם הנושאים בהם העובד עמד בצפיות שלך ומהם הנושאים בהם עליו להשתפר.

3. קבע מועד לשיחה. בקש שלא יפריעו במהלכה. הקצה לשיחה חצי שעה – לפחות.

4. הקשב לעובד. תן לעובד להתחיל בשיחה נסה להבין ולברר מה הוא אומר לך. רק  לאחר מכן הצג לעובד את הנושאים  שלך.

5. סיים את השיחה עם יעדים לשיפור. מה על העובד לעשות כדי לעמוד בצפיות שלך ומה עליך לעשות כדי לסייע לו להצליח לממש את יכולותיו ואת צפיותיו.

אולי אתר,

פורסם בגלובס  11-2007