סוף סוף ישיבות מוצלחות

"אני יותר בישיבות מאשר בביצוע המשימות שלי"   " הישיבות לוקחות את כל הזמן. אי אפשר  להמשיך כך "  מוכר?   טענות מסוג אלו נשמעות לעיתים קרובות בארגונים אשר הפכו את הישיבות ואת פגישות הצוות למטרה ולא לאמצעי.
מחקר שבצענו בארגון גדול, מצאנו שמנהלי הביניים "מבלים" יותר מ 80%  מזמנם בישיבות . כאשר הם נשאלו אודות האפקטיביות של הישיבות, הממצא היה שמעל 50% מהזמן בישיבות הוא בזבוז זמן .
בחישוב מהיר מצאנו כי הארגון "מבזבז" מאות אלפי שקלים  בשנה על ישיבות מיותרות, ישיבות לא ממוקדות וחלקים של ישיבות שלא מועילים.

המחיר הוא גם במשמעת הארגונית  וביצירת תרבות ארגונית שלך חוסר יעילות . ישיבות ארוכות מדי, רבות מדי, לא ממוקדות ושאינם מסתיימות בהחלטות ולא מתבצעת בקרה על  יישום ההחלטות, יוצרת אוירה של ארגון לא יעיל , לא ממושמע וללא מנהיגות .

מדוע זה קורה?

1. מנהלים לא יודעים לנהל את הישיבות והן הופכות להיות מלכודת של בזבוז זמן.

2.
התרבות הארגונית מביאה למצב של עודף ישיבות. על כל נושא, קטן כגדול, מזומנת ישיבה רבת משתתפים אשר הזמן המוקצה לה ארוך מדי.



כיצד מתגברים על התופעה?

בשני המישורים – במישור הארגוני ובמישור האישי – הקשור באופן ניהול הישיבה.

במישור הארגוני – יש להטמיע הרגלים ושיטות הקשורים בישיבות. לדוגמא, ישנם ארגונים אשר קבעו זמנים מותרים לישיבות. לא לפני 1000 ולא אחרי 1700.   קביעה ארגונית שכזאת, משאירה בידי המנהלים זמן לעסוק בנושאים שלהם בשעות הבוקר ולהמשיך בנושאי יחידתם בסוף היום.

ניתן להחליט כי יום אחד בשבוע – אין ישיבות.

קביעה נוספת – משך הישיבות. ישנם ארגונים אשר קבעו כי ישיבה לא תמשך יותר מ שעה וחצי, בשאיפה לשעה אחת בלבד.

נקבע סטנדרט של ישיבות המחייב  הפצת סדר יום מראש, מחייב  להעביר חומר רקע ומחייב להתחיל ולסיים בזמן. כל מי שמאחר לישיבה לא נכנס אליה או מצטרף אבל מרגיש לא נעים. וכל מי שלא הכין עצמו לישיבה, גם הוא חש לא נח . פעם אחת לא נותנים למאחרים להיכנס לישיבה, ובהמשך, כולם יגיעו בזמן

המשתתפים בישיבות – מוצע כי המזמן יהיה בעל הרשאה לזמן דיון . על המזמן לזמן פורום מינימאלי .
כאשר רוצים להביא לישיבה גורם מקצועי או כל גורם שיכול לתרום באופן נקודתי, מומלץ להשאיר אותו בהמתנה לקריאה, לבקש ממנו להגיע לישיבה לפי קריאה ולא לבזבז את זמנו בכל הישיבה.

"עמידות במקום ישיבות"  כאשר מכנסים פורום לזמן קצר ולצורך העברת מידע באופן בלתי אמצעי, ניתן לעשות זאת בעמידה ולא בישיבה. כאשר יורדים לתנוחה של ישיבה, זמן הפגישה גדל באופן משמעותי ( מדברים, שותים , מתכבדים, זה נוח ובד"כ גם נעים אז זה לוקח הרבה יותר זמן )

 

במישור האישי   -  לדעת איך לעשות את זה נכון. יש הבדל בין דיון לבין ישיבה. ישיבה היא כינוס של מספר אנשים לצורך עדכון והעברת מידע בצורה בלתי אמצעית . כאשר המידע הינו קריטי והינו מורכב ולכן לא נכון להעבירו ברשת, אז ורק אז יש לכנס את כל הגורמים ולהעביר להם את המידע הן ממזמן הישיבה  והן ממשתתפי הישיבה.
תצורה אחרת, היא הדיון. בתצורה של הדיון, מזמן הדיון מעלה נושא חשוב או עקרוני  אשר צרוף של מספר משתתפים, ייצר פיתרון איכותי  יותר מהפתרון שהממונה  יוכל להביא בעצמו.
לצורך ניהול דיון נדרשת מיומנות גבוהה יותר מאשר ניהול ישיבה.
ככל שהממונה יבין מהי מטרתו ויתאים את האופן בו ינהל את הפגישה – בתצורה של ישיבה או בתצורה של דיון, הוא יתרום לאפקטיביות של הפגישה.

שילוב של המישור האישי – יכולותיו כישוריו וניסיונו של הממונה יחד עם ההחלטות הארגוניות הנכונות, יצרו מצב של ישיבות מוצלחות ותורמות .

 

 

THE TOP 5

1. לו"ז  - קבע זמני מינימום לישיבות.  התחל בזמן וסיים בזמן.

2. הכנות  ובקרת החלטות – קבע אם המפגש הוא ישיבה או דיון . הכן חומר רקע , שלח סדר יום  העבר למשתתפים מבעוד מועד. הקפד לבצע בקרה על ההחלטות שנקבעו במפגש  הקודם.

3. הבדל בין ישיבה לדיון - הכשר עצמך בניהול דיונים. אל תחשוש מכך. הגדר אם הפגישה  או חלק ממנה הוא יידוע או דיון בנושא מסוים. אל תגלוש מתוך הישיבה לדיונים השאר בתכנית שהגדרת.

4. פורומים מצומצמים – זמן רק את מי שנחוץ והזמן לתוך הישיבה  אורח ללו"ז מתוכנן בהתאם לצורך. נסה את שיטת ה"עמידות "

5. קביעות  ארגוניות -  נסה לקבוע  זמנים כך שאין ישיבות בבוקר ולא אחרי שעה מסוימת. ניתן להחליט על יום בשבוע ללא ישיבות.


אולי אתר,

פורסם בגלובס  12 במרץ 2008